1.需要建立一个档案信息网络系统。

1.1是新时期实现国家信息化和档案管理的需要。

随着计算机的深入推广与应用，计算机已成为科研.教学、生产、生活、服务等诸多方面提高效率的主要途径，以现代化.科学手段做好新时期档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务。不仅是新时期档案工作的需要，也是国家信息化发展的必然要求。

1.2规范档案管理信息；

档案管理工作中形成了大量的个人信息，例如：工作表现评估.员工薪金核算.人事资料统计.人事档案填写，存放存放等，这些工作烦琐.耗时，因为是人工管理，必然会造成各管理部门间信息隔阂，导致信息内容不规范，信息流程不科学，文件工作信息滞后，档案管理资料处理不及时，人工操作已不适应新形势发展的需要，这些都很难满足人员个体微观管理和群体宏观管理的需要。要改变这一状况，必须建立一套完整的信息管理体系和信息处理系统，以现代化的手段对个人信息进行管理，提高信息的规范性和使用效率。

1.3档案信息化是档案利用工作发展的必然趋势。

随着社会现代化的发展，办公自动化.无纸化等事物的出现，档案的产生方式发生了巨大的变化，如起草、发放、催办、存档等大多数操作过程都是通过电脑和网络完成的，它们的利用方式和纸质载体档案有着很大的不同。因为档案需要长期保存，为了改善储存环境，避免可能造成文件纸受潮、虫蚀、火灾等灾害，每年投入大量文件的保管费用已在所难免，而且由于没有备份，每年都会发生文档损失。因为档案需要反复查阅，难免会有损坏或丢失的原件，给文件的保管和利用带来管理上的困扰。因此，现代信息技术成为档案信息资源实现科学化开发的关键。

2.档案管理信息网络系统的作用。

2.1向领导层和相关部门提供全面的人员信息。

建立了人事资料资料库和档案资讯网络系统，可迅速、准确地了解人才的自然状况.履历.素质.专长和德能勤绩等综合资料。也可对这些信息材料进行综合分析，在较短时间内向领导和相关部门提供全面的人员信息。

2.2实现信息共享，并提高工作效率。

信息管理信息网络能够实现信息共享，避免各部门重复输入同一信息，减少重复工作。此外，在人事管理工作中，随时可能出现一些新的信息，各部门可通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，为有需要的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高了信息的及时性。以信息共享为基础，提高对人员认识的深度和广度。能够在部门间实现文件的电子传递，减少人工劳动，提高工作效率。

3.建立文件管理系统和管理网络。

为了保证工程档案管理的整体性，在设计、监理、施工单位实行招投标后，组建了档案管理领导、检查监督工作小组，形成了工程档案管理网络和工作程序。工程档案资料的范围.收集.整理.保管.监督检查及竣工整理等工作作了详细规定，指导工程档案工作规范化、规范化管理，使整个工程档案工作规范有序。施工单位按照档案管理网络，由档案主管领导领导组织档案人员和各专业技术人员全程跟踪管理。总承包单位根据各分包单位的工程合同，负责工程竣工档案的收集、移交、汇总，保证竣工档案质量，并负责对分包单位档案工作进行监督。每一方应严格按照合同.协议和国家.行业有关规定的要求，配备与建设任务相适应的专门档案管理机构和档案人员，认真负责在各自职责范围内完成竣工档案的准备、归档。与此同时，在建设单位设置自己的主管人员，设立专职兼职文件监理员，组成自己的文件管理网络，制定责任制和各种工作程序，做到层次明确，责任明确。

3.1重视过程管理，加强档案现场检查制度，加强日常考核。

按照《电力工程达标投产管理办法》规定，“工序达到标准”，以确保档案质量达到标准，除了管理好自己形成的文件资料和存档与工程同步外，组织和协调参建单位各阶段的档案工作同步进行，文档资料的形成和收集.积累同步，施工工序与项目档案的整理同步，工程竣工与项目档案归档同步。在项目实施之初，实行全程跟踪管理，对每个竣工档案进行仔细检查.审阅.验收.验收.验收，每批竣工档案均经过严格检验。坚持以监督检查为中心，监督检查相结合的工作方针，对档案人员经常深入现场进行检查指导和监督，发现问题及时整改，并委托监理工程师随时监督。项目建设期间，档案员定期到各参建单位进行检查指导，尤其是质证文件的规范性.完整性，对发现的问题进行周报，限期整改并督促落实。与此同时不定期邀请专家到现场指导，极大地加强了检查监督的效果，使档案质量得到不断提高。设备进入试运行阶段，组织召开档案工作专题讨论，要求对建设工程的“三方”(建设单位.监理方.总承包)进行审查。项目建设过程中，档案人员按照合同一项的规定认真落实，监督参建单位严格执行。违反合同规定，或收集有关资料的内容不全.反映问题不闭环的文件，实行不定时主动跟踪.责令其改正，直至符合要求，业主才支付工程质保金。

4.影响和影响。

有一家企业的工程档案，已形成6925册。其中发电厂工程项目档案6018册(文字资料2240册，竣工图1554册，施工图纸1302册，(b)装备档案1124卷、照片档案1500份、595份光碟档案95卷)，发电厂一期工程档案907卷(文字材料375卷，竣工图245卷，施工图纸207卷，设备资料20卷)。所存档的卷宗和文件级目录均已全部输入档案软件系统，相应的电子文件已挂接电厂工程项目6402个，电石厂一期工程项目7841个。具备了前期工程档案管理的铺垫，保证了项目档案收集齐全.完备；为一次通过项目档案验收奠定了坚实的基础，也是档案信息化的保证。这三项重点工程文件，即工程施工实录，全面鉴定工程质量，查明事故原因，追查事故的重要依据，又是建设单位.建筑单位建设档案的重要组成部分，项目管理维护、改造、技术借鉴、开发创新等将起到重大作用。公司档案记载了企业发展历程中的卓越成就。做好档案管理工作，一方面为企业的高层管理者及时了解企业的整体经营情况，及时调整经营策略提供准确的依据，同时，也可以为经营决策提供佐证，以利于有关各方正确认定企业经营成果，这为企业和有关各方开展有益的合作打下坚实基础。

结论：做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，大胆探索和尝试新的管理手段，使企业总体发展状况和经营成果得到全面、真实的反映。企业档案管理成果与企业经营管理的有机结合，决定了其资源配置方向与方式，对实现企业经营战略，不断提高管理效率有着深远的影响。所以，做好档案管理工作对不断提高企业在市场经济中的竞争能力至关重要。