处理完具有保存价值的文件后，必须提交档案馆或档案馆进行系统整理。所有反映机关工作活动、具有检查利用价值的文件材料均应归档保存。办理完毕的文件材料由文件部门或业务部门整理，备案后定期移交档案馆（室）。归档是档案工作的重要组成部分，与档案资源建设和社会利用密切相关。从经济学的角度分析归档原因，优化归档对策，对档案工作具有重要意义。

首先，从经济学的角度分析归档的原因

（1）档案具有准公共物品的性质。公共物品的两个基本特征是消费的非竞争性和受益的非排他性。非竞争性是指消费者对公共物品的任何消费都不会影响其他消费者的消费。非排他性是指在某一物品的消费过程中，物品的提供者不能故意排除一些消费者，比如不付费就不消费。A去档案馆查档案，不会因为A来查档案B就不能来查。但纸质档案一次只能供一个用户使用，这将影响下一个用户同时使用。数字或电子档案可以同时供多个用户使用，但由于地域限制，不能提供给所有需要查档的人。只要符合查阅档案的资格，档案工作者就不能故意排除这些消费者。因此，档案具有准公共物品的性质。由于档案具有准公共物品的性质，不能将档案交给私人市场配置，市场不能有效配置丰富的档案资源。因此，档案部门需要制定公共政策，规定各机构的归档事宜。

（2）档案资源稀缺。经济学研究了社会如何管理自己的稀缺资源。稀缺性是指社会拥有的资源有限，因此不能生产人们想要拥有的所有物品和服务。并不是所有的文件都被归档和保存，只有经过处理并具有保存价值的文件才能被归档。归档前，需要对已处理的文件进行识别，一是确定是否具有保存价值，二是划分保存期。档案价值评估本身就是一项非常主观的工作。由于许多原因，保存的档案资源有限，但用户对使用档案的需求不断增加。因此，档案是一种稀缺资源，档案部门不能生产用户想要拥有的所有档案资源。正是因为档案资源稀缺，不能保证每个人都能使用所需的档案。为了丰富档案资源，需要归档和保存。

（3）档案具有使用价值。使用价值是指能够满足人们某些需求的属性。档案可以满足人们的某些需求，如参考凭证、历史编辑和学术研究。但档案不是为了交换劳动产品，所以没有价值，但有使用价值。马克思主义政治经济学认为，使用价值是由具体劳动创造的。每个档案的形成都体现了体力劳动和脑力劳动。在文件期间，需要起草、审查、发布、处理。处理完毕后，需要确定是否需要保存和划分保管期限，然后按规定定期归档。每个环节都凝聚不同的人类劳动，档案具有使用价值。档案具有使用价值，需要归档保存，以便在未来提供方便、优质的使用服务。

（4）档案归档存在供需关系。需求是指消费者在一定价格条件下对商品的需求。它包括两个条件，即消费者愿意购买和支付。如果消费者没有支付能力，即使他们愿意获得一定的使用价值，也不能形成有效的需求。归档部门每年都要形成很多需要归档的档案，这说明有很多需要归档的档案。“支付能力”。供应是指经营者在一定价格条件下愿意并可能在一定时期内销售的产品数量。符合档案调查条件的可以到档案馆查阅档案，符合档案调查条件的即，“在一定的价格条件下”保存归档的档案材料，即“愿意并可以出售”。归档部门每年都要形成许多有保存价值、需要归档的档案，以防将来查考备用。保存在档案馆，可有效实现方便快捷的档案查找。其他公众也需要到档案馆查找档案，因为编史修志、学术研究、查证。档案馆作为公共部门，以有效提供和利用社会档案为最终目的，需要有效保管档案。

二、档案馆保存原因分析

(1)档案归档到档案馆没有竞争对手。排他性是指一个物品可以阻止一个人使用它。所谓竞争性，是指一个人使用一种物品会减少他人使用该物品的特在档案方面，档案工作部门主动提供档案使用，用户使用档案不会阻止他人再次使用档案。随着数字档案馆的建设，档案资源可以共享，即许多人可以同时使用相同的档案。当一个物品在消费中排他性但没有竞争力时，这就是“自然垄断”。每个档案馆保存的档案不可能和其他档案馆一样，所以档案馆在保存档案时非竞争性，属于“自然垄断”。依照《中华人民共和国档案法》第十条的规定“国家规定的备案材料，必须定期移交档案机构或者档案人员，集中管理，任何个人不得据为己有。”第十一条规定“机关、团体、企事业单位等组织必须按照国家规定定期将档案移交档案馆。”所有应归档的档案都应归档到档案馆，档案馆没有竞争对手。

（2）节约成本。从成本收入的角度来看，档案集中转移到档案馆有利于节约成本，创造更大的经济效益和社会效益。各档案形成机构自行归档保管，不仅需要专门的档案仓库，还需要专业的档案人员管理档案，配备保管空间和专业人员，无疑需要消耗财力和物力资源。档案馆设有专门的档案仓库，施工标准可以满足档案保管的需要。专业的档案管理人员可以更好地保管档案，提供更有效的利用服务。对于档案管理来说，由档案形成机构分散保管和提供利用所需的成本肯定会大于档案集中保管和提供利用所需的成本。因此，将档案归档到档案馆集中保管，统一使用是一种经济实践。

（3）降低风险。在经济学中，风险厌恶意味着不喜欢不确定性。归档保管时，各档案形成单位自行保管档案。一个档案仓库不同于一般建筑。专业档案仓库可以更好地延长档案的使用寿命。各档案形成机构自行保管档案。由于缺乏专业仓库或保管空间，档案损坏的风险远大于档案集中保管。二是一般单位难以为档案保管配备齐全的档案管理设施和专业人员，难以实现档案的科学保管和有效利用。将档案集中到档案馆统一保管，便于实现档案的科学管理。借助现代管理手段和专业人才，便于提供便捷有效的档案利用服务。对于风险厌恶者来说，集中在档案馆统一保管相当于购买保险，可以有效延长档案寿命，科学有效地保管档案，方便自己或其他用户查找和使用档案。