引言

 

随着新能源的不断发展，火力发电的比例较以前有所下降，但仍是目前供电的主要方式之一。火力发电从煤炭燃烧到电能形成，再到电力输出，每个过程都会产生相应的数据信息。这些信息关系到发电过程的质量和安全，应具有可追溯性。除生产档案外，设备档案和技术档案也是电厂的重要数据，是需要仔细整理和妥善保管的数据信息来源。数字档案管理是电子档案收集、整理和利用的管理过程。提供档案库建设、纸质档案扫描采集、图片附件转入OCR输入、档案移交归档、内容导入导出、报表查看、统计、档案借阅、在线借阅浏览、安全监控自动报警、电子档案打印等效率、安全性、简单性等档案管理功能。火力发电厂对档案进行数字化管理，可以提高档案管理效率。

 

1.火力发电厂档案管理不足

 

档案管理工作要求档案管理员以极大的细心和耐心完成信息筛选和归档工作，日复一日重复枯燥的档案整理工作，这也极大地影响了档案管理人员的积极性。而且，档案管理不仅仅是简单地总结数据，还需要按照一定的政策和规范进行，有一定的总结整理标准，对档案管理人员也有职业道德和专业能力的要求。如果档案管理人员能力不足或工作不负责任，也会带来档案记录不全和信息遗漏的风险。此外，档案不产生直接的经济效益，企业普遍不重视。他们不仅不严格审查档案质量，还不重视对档案管理人员的培训，甚至不安排专业的档案管理人员，只让其他员工兼任，给档案管理带来很大隐患。

 

2.火力发电厂数字档案管理的必要性

 

2.1数字档案管理的特点

 

数字档案管理不是脱离纸质档案，而是进一步处理纸质档案。火电厂生产管理任何过程的纸质档案仍需像以前一样仔细总结整理，但整理后的档案需要通过扫描仪或其他数字仪器将纸质数据转换成计算机可以识别和处理的图像或文本，存储在计算机或光盘、磁盘等载体上，形成数字档案。档案信息的数字化方便用户更快、更准确地查找所需的档案和数据，智能检索考虑相关性和重要性，也可以使用各种字段加权混合索引，获得更准确的排序结果。可以更准确、更快地找到所需的数据，使档案管理工作更加高效、方便。虽然数字档案节省了人力和物力资源，但传统档案馆仍需要支持深层次的档案研究成果、图片、音像等多媒体数据。

 

2.2火力发电厂数字档案管理的作用

 

2.2.1数字档案可进一步提高火力发电厂的工作效率

 

随着信息技术的快速发展，计算机网络技术和数字技术越来越普及，人们的工作和生活逐渐被数据信息技术所包围，高效和方便的搜索效率增强了人们对电子信息的依赖。数字档案技术的引用解决了火电厂传统档案管理的问题，传统纸质档案容易损坏，字迹不清楚，也容易因页数薄而忘记在不注意的角落，导致数据遗漏或数据不完整，数字档案可以减少这种情况的发生，节省人力，但也降低了档案管理人员的工作压力。数字档案可以有效地科学管理档案信息资源，合理配置，也可以充分实现信息共享，每个授权用户可以随时随地进入数字档案管理系统，搜索所需的档案，灵活方便的数据采集方式大大提高了火电厂员工的工作效率。

 

2.2.2通过科学合理的总结，可以更好地掌握电厂的发电情况

 

火电厂生产报表、销售报表、财务报表是企业档案的重要组成部分，需要严格封存，传统纸质报表存储占据很大空间，企业管理只会根据月度或季度汇总查询相关生产、销售，但数字档案的推广，大大简化了这个过程。数字信息技术的应用，不仅仅是简单地存储在相关载体设备中，还可以总结这些数据，档案管理员只需要分别列出疑问数据与原始报表比较，管理层可以根据数字档案总结相关数据，必要时非常方便原始数据，非常方便及时掌握电厂生产经营。

 

2.2.3帮助火力发电厂做出正确的经营决策

 

发电企业在发展经营过程中的许多决策需要对以往的历史数据进行分析和参考。例如，火电厂在进行财务预算时，需要预测煤炭价格走势，以计算发电成本。这就需要依靠精细化的数字档案管理，提供过去一年甚至更长时间煤炭采购的档案信息，通过这些档案信息提供的煤炭价格等客观因素，联系当前的煤炭供需关系，从而对未来煤炭市场的价格做出合理的预测，从而帮助发电企业对未来的发展做出科学的经营决策。

 

2.2.4更具说服力

 

在发电企业的管理中，数据可以更加主观，更加客观公正，准确反映事件的本质和规律，令人信服。单个设备档案包括主要设备技术档案和所有设备技术档案，原始数据分类，使各种设备档案按编制要求紧密衔接。数字档案使各种档案扫描、图像处理、条目录制、数据校对、数据备份、数据迁移更加科学规范。

 

3.优化火力发电厂数字档案管理方案

 

3.1为数字档案管理打下良好的硬件基础，提高档案管理的安全性

 

安全性是数字档案管理过程中需要特别注意的问题。首先，原始档案的安全性。大多数原始档案都是纸质的，需要拆卸和扫描来形成数字档案。对于这些原始档案，需要确保其完整性和原始性，无人为污染、损坏、遗漏、盗窃。其次，根据保密等级，对于不能披露的档案信息，要么不能进行数字化处理，要么对此类档案采取加密措施，确保信息不泄露。火电厂应为纸质档案提供安全适宜的存放场所，并为数字档案的安全提供足够的安全措施。为了保证数字档案管理的顺利进行，火电厂应首先准备足够合适的硬件设备，如扫描仪、足够的内存计算机、交换机、打印机等硬件设备，还需要配备相应的操作系统、档案信息管理系统、数据库等软件工具，并提供足够的办公空间。合作软件供应商还应不断跟进软件升级维护和保密安全，确保数字档案使用中的数据安全和保密。

 

3.2加强高数字档案管理规范化，促进档案管理有序发展

 

数字档案管理应采用公众统一认可的规范和标准。达到统一标准，可通过网络高效传输数字档案信息，也有助于提高档案数字技术。统一的标准可以方便数字档案的数据采集和统计，方便不同端口的数据共享，使数据处理更加有序。

 

3.3提高数字档案管理的效率

 

数字档案管理不仅需要了解档案管理的专业人员，还需要一批掌握信息技术和网络技术的人才。只有将这两种技术相互连接，才能提高数字档案管理的效率。档案管理人员不仅要将档案内容转换为数字信息存储在相关设备中，还要优化转换过程，避免重复工作造成的资源浪费，还要采取必要的技术手段，确保数字档案的完整性和系统性，减少数字档案管理的错误。

 

4结语

 

实施数字档案管理是火电厂档案管理的必然趋势。数字档案管理与当前网络信息技术的发展密切相关。火电厂在做好档案归纳整理工作的基础上，还应加强信息技术的应用，通过信息技术升级推动数字档案技术的改进。在保证提高电子档案服务性能的同时，还应加强数字档案的安全，特别是涉及企业商业秘密的档案，提高其安全系数，确保此类信息不泄露。