今年7月1日以来，国务院、国务院办公厅、中共山东省委、办公厅全部取消纸质红头文件，以政报、汇编等形式权威发布重要文件和统计数据。早在2002年2月，深圳、重庆等中国发达地区就取消了纸质文件，开创了中国文件管理新理念的先例。

电子文件是一种数字代码序列，可以被计算机系统识别和处理，并以一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘上，并可以在网络上传输。在计算机显示器或打印机上看到的文本和图纸的电子文件形式只是电子文件的某种输出形式。过去、现在和未来，政府机关的公文、图书、图纸、图形、图像、文献、科技信息和商业信息可以用计算机处理。此外，电子文件越来越被政府机关、社会团体和个人广泛认可和应用，已成为一种不可阻挡的趋势。

这里不再重复电子文件的优势。如何利用和保护电子文件和电子文件已成为文档战线思考和迫切需要解决的问题。

电子文档在使用和管理中遇到的困难和挑战。

（1）电子文件的内容不仅容易改变，而且失去了固定的形式。

首先，电子文件容易修改，更改后不能留下任何痕迹。虽然有一些技术可以防止伪造电子文件和在“原稿”上添加、删除和修改，但其内容总是比纸质文件更有可能发生变化，这使得人们很难掌握其内容的原始外观。网络上传输的电子文件也可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得原件的定义难以实现。电子文件制作人不必像纸质文件那样制作一批原件来履行职责。有时他只是做一个“窗口”，把必要的信息集中在一起，必要时输出。这个“窗口”可以显示在许多电子计算机上，也可以被不同的“收件人”复制到他的电子计算机存储器上，或者转换成硬复制保存。在不同的时间和地点，不同的人可以获得相同的内容文件，无法区分哪一个是“原件”和“复制品”。第三，电子计算机软硬件技术的不断升级迫使电子文件不断适应新的“生活环境”，这往往需要以自身结构和格式的变化为代价。为了保证电子文件的可读性，往往需要进行转换。因此，长期保存的电子文件在结构和格式上很可能与最初形成的大不相同。第四，电子文件不再有固定的存储载体，人们可以根据使用需要以不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期复制、转换载体，以防止信息损失。没有固定载体的电子文件，就不能通过载体来判断电子文件的原始性。第五，电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要输出不同的字体和字体大小的电子文件，无法区分字迹的原始性。第六，目前电子文件的签署技术还不流行。我们不能打印或亲自签署每个电子文件，所以我们不能用印章或字迹来判断电子文件是否为原件。①

(2)电子档案管理的难度。

电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子文件管理，不仅仅是懂纸质文件管理理论、原则、方法和技术的管理者。不仅仅是懂电子计算机技术或数据通信技术的人才所能胜任。如果前者不了解电子文件的形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法管理电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子文件，也无法达到长期保存、开发和利用电子文件的目的。后者不了解档案管理的基本知识、管理原则和管理环节，不了解电子档案长期保存的必要性和严重性，不能实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，不可能采取所有必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不受损失。因此，我们不能盲目地认为任何从事纸质档案管理的人都可以管理电子档案；我们不能机械地认为任何了解电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程师都可以管理电子档案。

对于电子档案的开发利用，会出现一系列新的问题，比如如何保证电子档案的可访问性、可用性和可理解性？另一个例子是，电子档案的使用场所允许在线使用吗？还是仅限于档案馆（办公室）的借阅系统？还有电子档案的开放寿命、保密性、跨国利用等。