解决存在问题的思路和对策

（1）重新定义电子文件的“原始性”概念。

电子文件的上述特点使我们无法用与纸质文件相同的标准和方法来判断其原始性，因此有必要建立一个新的“原始性”概念。对于一个电子文件，只要它的内容真的是由原作者写或制作的，从未修改过，我们应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有真正的物理形式，甚至因为转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的主要区别在于，它摒弃了文件形式的原始性，即允许文件载体、笔迹、格式等表达形式发生变化，只以文件中包含的信息的真实性和准确性为唯一标准，即内容的原始性。根据现代信息技术的特点和电子文件的社会需求，建立这样一个“原始”的新概念是合适和必要的，将电子文件转化为电子文件，充分行使“历史记录”和“社会记忆”功能，是电子文件“享受”和纸质文件的基础和法律效力。

（2）寻找文档管理创新的理论支持。

文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从形成到文件转化为文件直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义可以概括为：从现有文件到文件是一个完整的运动周期；由于其特点和功能不同，整个运动周期分为不同的运动阶段；根据不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方法。文件运动周期理论是档案学的基本理论，在欧美档案学界普遍流行。③近年来，中国一些档案学者开始宣传、介绍和研究这一理论，并逐渐引起了中国档案学界的关注。理解和熟悉这一理论，理解和掌握文件转化为档案整个过程的规律以及各个阶段的特点和作用，对进一步科学管理文件和档案具有重要意义。

文件运动周期理论告诉我们，从现有文件到档案是一个统一的、前后连接的过程，将这样一个有机连接的整个过程纳入统一的管理系统，产生文件和档案的综合管理是理所当然的。所谓一体化，不是抹去不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在统一的系统中有统一的控制中心、统一的工作制度、统一的工作程序，前后各有特点，相互衔接。也就是说，对于原来分离在文件和档案两个工作部门，相对独立，但有许多具体工作环节相同和重复的两个管理系统，真正结合了组织系统和工作程序，成为一个统一的管理系统。这样，从文件形成之日起，就可以全面、有效、统一地控制其运动的全过程，既简化了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又避免了档案部门因现行文件管理不善而无法收集系统、完整档案的弊端，提高了档案质量，达到了以较小的成本获得更大效益的目的。

（3）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋势。

电子文件与纸质文件有很大的不同，导致电子文件和电子文件管理的特殊性，并呈现出发展趋势和方向。

一是信息内容的数字化。电子文件和电子文件是将文本、图形、图像、图像、声音等信息按一定格式转换为数字或符号进行存储和传输。只有通过相应的软硬件技术恢复才能知道。

二是文档管理现代化。两者的核心问题是电子计算机在当前的文件管理和档案管理中的应用。当文件制作并进入当前阶段时，文件工作人员根据文件运动周期理论和统一程序、标准将文件信息及相关数据输入计算机，完成分类标准、主题标准，通过计算机数据处理程序，自动转化为具有档案管理特点的信息资源。然后根据需要自动形成具有检索、统计、研究编制等实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入、多次、多种形式输出的目的，为明年年初的调整奠定可靠的基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。建立统一的计算机文件处理和档案管理系统，加强了部门之间的横向信息联系和纵向深化管理，使档案部门能够及时对各处理后的文件和材料进行标准化监督和业务指导。它保证了文件处理过程和档案标准程序的同步实现，大大减少了手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。

三是文档处理一体化。电子文件、电子档案、电子计算机软硬件技术及相关设备密切相关。电子文件归档必须了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员应参与设计指导，使电子文件按归档要求归档，统一管理，长期保存，了解背景、设计理念、数据形式、相应的电子计算机软硬件技术。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员应参与管理，熟悉使用过程中发生的各种情况，并进行积累。根据档案整理、鉴定的有关要求，及时对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则，长期以来，相关技术发生变化，设备陈旧或更新，原电子文件在新条件下不可避免地读取，使人类活动的真实记录可能遭受损失。从管理的角度来看，电子文件与电子文件之间难以划分明显的界限。电子文件的形成者和管理者应共同努力，确保电子文件和电子文件的可访问性、可用性和可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理势在必行。

四是档案信息与情报的整合。21世纪是电子时代。随着办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息的“资源共享”，因此档案与文件管理的整合和档案、图书、情报工作的整合发展趋势更加突出。档案、图书、情报都是社会信息资源，在信息管理方面有许多共同点，因此档案工作与图书工作、情报工作的整合管理也有共同的基础。随着人们对档案、文件、图书、情报等综合文献信息需求的不断增加。以及全球信息“资源共享”的新趋势，社会需要综合信息的综合管理。同时，以电子计算机为中心的现代科技也为“两个一体化”管理提供了技术保障。

五是保管技术。电子档案的保存比纸质档案复杂得多。首先要考虑电子档案的可访问性、可用性和可理解性，这就要求不仅要保存电子档案所表达的信息，还要保存相应的软硬件技术、背景信息和元数据。电子档案所依赖的电子计算机发展迅速，设备不断更新，软件技术日新月异；它的存储载体性能不是很耐用。磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫正和保护膜划伤。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案管理者认真对待，要有一套完整的对策、技术和措施。